Softwarová řešenípro média, agentury a webové firmy

Contract for Media

Prodáváte mediální prostor?

Abyste mohli v rámci vydavatelství, mediální agentury, internetového portálu či serveru, televize, rádia nebo event agentury plánovat a spravovat reklamní kampaně, sdílet informace, pohodlně fakturovat a maximálně zjednodušit všechny své obchodní procesy, potřebujete vyspělý a funkční systém. Systém, který vás nenechá na holičkách.

Na českém a slovenském trhu je v současnosti jediný opravdu prověřený, špičkový obchodně-informační systém zaměřený na potřeby společností podnikajících na mediálním trhu. Contract for Media (CFM) pomáhá se všemi činnostmi spojenými s prodejem reklamy. Je modulární, díky čemuž je možné ho upravit na míru přesně podle vašich požadavků, a vždy aktuální, neboť kopíruje rychlý vývoj mediální branže. Funguje přitom přímo na webu a není tedy nutné nic složitě instalovat.

Klíč k úspěchu

PRO VYDAVATELSTVÍ
Systém CFM pokrývá kompletní produktovou škálu jak velkých multimediálních domů s širokým portfoliem různých typů médií, tak i malých vydavatelství se specializovanými požadavky. Díky propracovanému systému si vždy udržíte kontrolu nad veškerými procesy a v každém okamžiku budete mít přehled nad děním ve vydavatelství.

PRO ONLINE PORTÁLY A SERVERY
Internetová média jsou trhem budoucnosti, nicméně CFM je na ně připraven již nyní. Zahrnuje proto kompletní řízení a plánování kapacity jednotlivých inzertních pozic na webech s možností automatické aktualizace dat z celé řady používaných reklamních systémů, jakými jsou např. iBILLBOARD, AdOcean, OpenX a další. Se systémem iBILLBOARD je dokonce CFM propojeno velmi úzce a nabízí tak uživatelům špičkové zázemí.

PRO MEDIÁLNÍ A ZASTUPUJÍCÍ AGENTURY
Variabilní moduly pro tištěná periodika, online portály či servery, TV, rádia apod. umožňují agenturám plně pokrýt potřeby klientů. Systém rovněž nabízí částečné sdílení dat s partnery využívajícími CFM pro flexibilnější spolupráci. Zákazníci agentur ocení klientskou zónu s omezeným náhledem do systému, přičemž do něj mohou rovnou nahrávat své podklady.

PRO TELEVIZE A RÁDIO
Díky speciálnímu modulu je možné bez problémů naplánovat kompletní vysílací schéma a do programu následně zařazovat také prodané reklamní spoty, sponzoring, injektáže a další reklamní produkty.

PRO EVENT AGENTURY
CFM je možné doplnit o modul určený k plánování a řízení akcí – např. eventů či workshopů – včetně vydaných objednávek, přijatých faktur, finančního vyhodnocení nákladů a výnosů apod.

PRO EVENT AGENTURY
Pro organizaci eventů či workshopů je k dispozici část na řízení takových akcí ­ plánování, vydané objednávky, finanční vyhodnocení nákladů­ výnosů.

PRO TY, KTEŘÍ MAJÍ VŠE POD JEDNOU STŘECHOU
Pokud v rámci svého multimediálního domu nabízíte více typů médií, můžete samozřejmě v rámci jedné instalace CFM všechny výše uvedené příklady použití kombinovat. Výstupy ze všech mediatypů přitom můžete monitorovat na jediném místě, nejsou roztříštěné v různých nástrojích.

Z praxe: Řada uživatelů CFM začala pouze s tiskovými médii. V průběhu času jejich požadavky na systém CFM rostly, spolu s jejich nároky se tedy rozšiřovala i funkčnost nabízeného systému tak, aby vždy plně pokrýval celou činnost klienta. V současnosti proto CFM nabízí všechny mediatypy, navíc jde o produkt prověřený v čase přímo náročnými klienty v mediální branži.

5 zásadních výhod CFM

POHODLNÉ POUŽÍVÁNÍ
Obsluha systému je uživatelsky příjemná díky webovému rozhraní, v nichž jsou lidé zvyklí pracovat. Při základních úkonech, například při zadávání objednávky či fakturaci, vede uživatele krok za krokem propracovaný průvodce, který významně minimalizuje počet chyb při vkládání klíčových obchodních informací. Pokročilí uživatelé mohou navíc využívat pokročilé filtry, které práci výrazně usnadní a díky nimž je možné si systém více přizpůsobit požadavkům. Navíc data, jako jsou obchodní název, IČ, DIČ či třeba sídlo společnosti, kontroluje systém v otevřených zdrojích – Ares, Justice.cz apod.

RYCHLÉ INFORMACE
Webové rozhraní umožňuje každému uživateli snadný a okamžitý přístup k potřebným informacím. Rychlé a komfortní je rovněž vyhledávání obchodních analýz pomocí inteligentních filtrů, což ocení zejména obchodníci a pracovníci back-office. Díky propracované hierarchii přístupových práv nabídne systém každému uživateli jen ty informace, které potřebuje a které jsou pro jeho práci klíčové. Uživatelé si navíc mohou nastavit tzv. nástěnku (dashboard), kde si mohou nechat zobrazovat informace o schůzkách, obchodních plánech apod., což ocení zejména manažeři, kteří mají komplexní přehled o tom, jak si vede firma i jednotlivé týmy.

EFEKTIVNÍ ŘÍZENÍ
Propracovaný systém reportů na míru, přehled aktivity obchodníků i zaznamenávání kompletního vývoje obchodního případu včetně odhadu prodejů, to vše jsou užitečné nástroje řízení obchodu a obchodního týmu jako takového. CFM zjednodušuje a zároveň zprůhledňuje celý obchodní proces – např. při překročení slevy systém automaticky pošle e-mail s žádostí o schválení kompetentnímu manažerovi.

SNADNÁ KOMUNIKACE
Systém zkvalitňuje komunikaci mezi uživateli, napříč odděleními i s klientem díky zabudovaným nástrojům – ať už jde o automatizované zasílání e-mailů, sdílení klíčových dat mezi výrobou, redakcí a obchodem či automatickou fakturaci apod. Tato agregovaná data jsou klíčem ke kvalitnímu řízení společnosti především pro vedoucí pracovníky.

JEDINÝ SYSTÉM
Díky bezproblémové a obousměrné softwarové integraci je možné většinu záležitostí obsloužit z CFM. Systém komunikuje s účetními softwary (např. SAP, Pohoda, Money S3 a dalšími), tabulkovými procesory (např. MS Excel), externími reportingovými aplikacemi (např. SAP Crystal Reports), grafickými programy (třeba Quark Xpress, InDesign, WoodWing, Hermes apod.) nebo programy pro správu on-line reklamy (např. iBILLBOARD, AdOcean aj.).

Co všechno umí

  • Vztahy se zákazníky, správa klientů, osob a schůzek
  • Příjem objednávek/kalkulace/rezervace
  • Správa smluv
  • Reklamace
  • Fakturace, napojení účetního systému
  • Moduly podle mediatypů (print, TV, on-line, radio, eventy, billboardy…)
  • Reporting (komplexní i automatizované pravidelné reporty podle nastavených požadavků do e-mailu)
  • Správa podkladů
  • Předplatné a distribuce
  • Monitoring konkurence
  • Provize
  • Bonusy

Jednotlivé moduly pod drobnohledem

Vztahy se zákazníky, správa klientů, osob a schůzek
V rámci komplexního CRM modulu můžete uchovávat a aktivně spravovat získané obchodní informace o zákaznících i kontaktních osobách.

Nechybí ani nástroje pro direct-marketingové kampaně, díky nimž můžete hromadně oslovovat současné i potenciální zákazníky, sledovat a vyhodnocovat jednotlivé obchodní případy. Je snadné přímo v systému spravovat a vyhodnocovat jednotlivé direct-marketingové kampaně.

Přímo z CFM také můžete zasílat personalizované e-maily, navíc je lze pomocí důsledné segmentace zákazníků a jejich kontaktních osob velmi přesně zacílit.

V CFM mají obchodníci vždy dokonalý přehled o stavu svých objednávek, faktur a plnění jednotlivých zákazníků. Stejně tak mají potřebné informace o nových projektech a nabízených inzertních formátech. Mohou tedy pružně reagovat na aktuální potřeby klientů či aktivně nabízet nové produkty apod.

Ve zkratce:

  • Správa zákazníků, jejich kontaktních osob, adres i poboček
  • Kategorizace klientů podle volitelných kritérií (např. banky, B2B, VIP apod.)
  • Sledování obchodního případu, sdílení informací, přiřazení pravděpodobnosti uzavření obchodu atd.
  • Sdílení kalendářů, plánování schůzek, synchronizace s MS Exchange, Google aj.
  • Zadávání a sdílení úkolů
  • Nástroje pro direct-marketingové kampaně

PŘÍJEM OBJEDNÁVEK / KALKULACE
V systému můžete zadávat objednávky pro všechny typy médií díky flexibilní definici jednotlivých inzertních formátů a modelu respektujícímu individuální potřeby klientů.

Zadávání ceníků a jejich položek můžete provádět v různých měnách, klonováním lze přitom navíc velmi rychle vytvořit ze starého ceníku nový. Kalkulační model kombinuje různé slevy a příplatky vždy na základě aktuálního obchodního modelu klienta. Současně je schopen kalkulovat klientskou slevu na základě zadané rámcové smlouvy. Systém umožňuje spravovat i agenturní bonusy.

Cenu můžete definovat různými parametry (barva, rozměr, opakování apod.). Systém sám připočítá i odpovídající sazbu DPH.

CFM vnáší díky integrovanému schvalovacímu work-flow řád do každého obchodního procesu – pokud například obchodník překročí povolenou slevu, je tato položka objednávky zařazena ke schválení jeho nadřízenému. To eliminuje možnost chyby už na začátku celého obchodního případu.

Ve zkratce:

  • Zadávání objednávek pro všechny mediatypy
  • Rychlé vytváření ceníků
  • Kombinování různých slev a příplatků
  • Sledování kampaní klienta
  • Automatické potvrzení objednávky a jeho zaslání e-mailem
  • Sledování expirace rezervací
  • Sledování kreditního limitu zákazníka
  • Sledování neplatičů s možností udělení „zákazu obchodu“
  • Přehled nezaplacených zálohových faktur
  • Přehled stavu inzertních podkladů

SPRÁVA SMLUV
Veškeré uzavřené smlouvy, ať už rámcové, bonusové či barterové, jsou v CFM přehledně uspořádány. Obchodní parametry smluv jsou v systému zachyceny tak, aby mohly být přeneseny do kalkulačního modelu při zadávání objednávky inzerenta. Systém automaticky hlídá nároky na slevu při daném objemu realizované inzerce, při dosažení vyššího objemu rovněž automaticky umožní tvorbu dobropisu. V případě barterových smluv systém monitoruje vzájemné plnění, aby nedošlo k přečerpání či nedočerpání barteru.

REKLAMACE
Systém zaznamenává na kartě klienta každé reklamační řízení – sleduje aktuální stav reklamace, odpovědnost za daný problém, nabídne podrobný popis reklamace i výsledný stav. Každá reklamace je navázána na konkrétní objednávku či fakturu a prochází všemi příslušnými odděleními až do závěrečného vyřešení.

FAKTURACE
Díky tomuto modulu je možné vytvořit přehledné daňové i nedaňové účetní doklady. Systém si poradí s jakýmkoli fakturačním scénářem přesně podle účetních potřeb klientů, navíc může plně integrovat dostupné účetní programy na trhu.

Ve zkratce:

  • Tvorba daňových i nedaňových účetních dokladů (a to rovněž v různých jazykových mutacích a podobách, umožňuje např. i tisk štítků na obálky)
  • Integrace účetních softwarů
  • Možnost fakturace po jedné faktuře nebo hromadně
  • Automatická fakturace podle specifických pravidel či na základě objednávek zadaných přes web
  • Generování upomínek (automaticky či manuálně)
  • Párování plateb (automaticky či manuálně)

REPORTING
CFM obsahuje potřebná data, případně umí údaje z dostupných informací vypočítat – není proto problém získat z něj rychle a jednoduše vše potřebné. Samozřejmostí je propojení s používanými programy MS Excel či SAP Crystal Reports. Možný je export dat rovněž do podoby PDF souboru.

Operativní reporty (pro obchodníky, back-office či účtárnu):

  • Předdefinované volitelné widgety na úvodní stránce každého uživatele, které mohou zahrnovat např. přehled rezervací či nezaplacených zálohových faktur obchodníka
  • Nastavitelné filtry s flexibilní strukturou informací, přičemž jednou nastavený filtr lze uložit a opětovně použít
  • Pevně vytvořené reporty přímo v systému na kartě zákazníka
  • Reporty vytvořené na míru, které je možné stáhnout v podobě PDF souboru či si je nechat poslat do emailu (např. seznam neplatičů, klientů apod.)
  • Vybraná data lze jednoduše exportovat do .XLS formátu pro další úpravy

Taktické reporty (pro finanční controlling či obchodní reporting):

  • Nad předdefinovanými OLAP kostkami lze vybudovat potřebné reportingové pohledy pomocí kontingenčních tabulek
  • Automatizované reporty vytvořené na míru lze zasílat do e-mailové schránky vybranému pracovníkovi (např. strukturovaný pohled na aktivity obchodníků během předešlého týdne určený manažerovi obchodu)

Strategické reporty:

  • Předdefinované reporty určené pro nejvyšší management (např. obchodní report s odečteným bonusovým nárokem mediálních agentur, tj. 3x NET)

SPRÁVA INZERTNÍHO PROSTORU
Print:
Založení šablony vydání s příslušným počtem a velikostí stran, rubrik a podrubrik s následnou správou redakčních a inzertních ploch je příjemně jednoduché. Snadnou obsluhu umožňuje metoda drag-and-drop, díky níž objednanou inzerci zkrátka přetáhnete myší na příslušnou stranu vydání. V okamžiku dodání inzertních podkladů nahrajete vizuál do plachty vydání. Klíčová data každé objednávky (zákazník, částka, barter, free plocha aj.) může sdílet více uživatelů.

Plus navíc:

  • Umístění vkladu/vlepu ve vydání, kontrola specifických pozic
  • Barevné rozlišení rezervací, barterů apod.
  • Klonování šablon vydání
  • Ukazatel obsazenosti inzertních ploch
  • Přehledné oddělení umístěných a neumístěných inzerátů
  • Čísla a názvy stránek v plachtě vydání

On-line:
Správa vašeho kompletního webového prostoru s plánováním kapacity jednotlivých pozic a možností automatické aktualizace dat ze systémů, jako jsou AdOcean, iBILLBOARD, OpenX a dalších. Se systémem iBILLBOARD je dokonce CFM propojeno velmi úzce a nabízí tak uživatelům špičkové zázemí.

TV:
Systém podporuje všechny typy televizních pořadů – od přímých přenosů přes reprízy až třeba po opakované seriály. Umožňuje nastavit programové schéma v přehledné grafické podobě. Tvorba cen při objednávkách spotů může zohledňovat celou řadu parametrů, například typ pořadů, náklady na pořad, vysílanou hodinu, den v týdnu, kategorii pořadu apod.

SPRÁVA PODKLADŮ
Kompletní správu a řízení grafiky inzertních podkladů zajišťuje systém Naxos Archive, který současně spravuje a archivuje agendu všech dokumentů v systému CFM (smlouvy, objednávky, nabídky apod.). Systém umožňuje rozdělovat úkoly grafikům a zároveň monitorovat výkonnost grafického oddělení po všech stránkách.

PŘEDPLATNÉ A DISTRIBUCE
Modul zabezpečuje správu kmene předplatitelů a umožňuje řízení distribuce jednotlivých vydání tištěných či elektronických médií. Je možné v něm rovněž pracovat s vklady do různých částí distribuovaného nákladu (pro potřeby B2B obchodu). Samozřejmostí je správa obnov předplatného a plateb za ně.

MONITORING KONKURENCE
V rámci modulu můžete zaznamenávat také aktivitu inzerentů v konkurenčních médiích – data lze získat od agentur zabývajících se monitoringem konkurence či je zadávat manuálně v rámci firmy. Pro obchodníky jsou podobné údaje užitečným nástrojem při komunikaci s inzerentem či jeho agenturou.

PROVIZE
V rámci modulu můžete zaznamenávat také aktivitu inzerentů v konkurenčních médiích – data lze získat od agentur zabývajících se monitoringem konkurence či je zadávat manuálně v rámci firmy. Pro obchodníky jsou podobné údaje užitečným nástrojem při komunikaci s inzerentem či jeho agenturou.

Konkrétní algoritmus výpočtu vždy definuje klient, který má v systému k dispozici aktuální obchodní plány (např. pro obchodníky, celý tým, kompletní divizi apod., přičemž výčet není taxativní a funkci lze vždy přizpůsobit zvoleným parametrům).

Automatický audit

Systém po celou dobu zaznamenává provedené změny v datech včetně informací o času úpravy a uživateli, který ji provedl. Je tedy možné dohledat historii změn.

Při mazání záznamů ze systému jsou všechna smazaná data ukládána do speciální složky, z níž je možné údaje v případě nutnosti zase obnovit včetně všech hodnot a vazeb.

Technické nároky

CFM může fungovat na různých platformách (Windows, Linux apod.). Podporované databáze jsou: Oracle, Microsoft SQL Server, MySQL. Systém zároveň využívá pro některá data NoSQL databázi MongoDB. Systém může být nainstalován v interní síti uživatele, případně můžeme zajistit provoz na našich serverech (media cloud), což umožňuje efektivně snížit náklady na IT – v takovém případě provoz celého systému zajistíme jako kompletní službu od A do Z.

Kompletní technické podmínky vždy záleží na rozsahu a potřebách instalace, které určíme a blíže specifikujeme při vzájemném jednání.

Stáhnout pdf